Malgré la dématérialisation croissante de la gestion documentaire, la plupart des entreprises n’ont pas totalement renoncé à la version imprimée. Ils redoutent un problème informatique majeur, surtout face aux cyberattaques de plus en plus fréquentes. La conservation des documents représente un enjeu important pour ces organisations. Les rayonnages pour archives répondent efficacement à toutes leurs exigences.
Les multiples atouts des rayonnages d’archives
Installé dans les bureaux ou dans une salle d’archives dédiée, le rayonnage pour archives est la solution idéale pour classer et stocker des documents papier : devis, factures, appels d’offres, contrats, etc. Afin de faciliter leur rangement, ceux-ci se trouvent généralement dans des classeurs ou des boîtes en carton ou en plastique. Il est également possible d’opter pour des dossiers suspendus qui glissent sur des rails pour une mise à disposition rapide de leur contenu.
- Ces systèmes de stockage professionnels sont composés d’une structure robuste avec un revêtement métallique et d’étagères en bois ou en acier zingué, des matériaux qui minimisent les risques de dommages pour les documents.
- En outre, ces rayonnages sont généralement modulaires et très simples à monter, ce qui permet à chaque entreprise d’aménager l’espace selon ses besoins et contraintes. Elle peut notamment ajouter des étagères afin d’augmenter la surface d’entreposage des archives.
- L’exploitation de l’intégralité de l’espace disponible, y compris en hauteur, désencombre les bureaux au maximum. D’ailleurs, le gain de place est l’un des principaux avantages des équipements utilisés pour stocker des documents.
- Il existe des modèles capables de supporter 80 kg par niveau pour des charges légères, tandis que d’autres ont une capacité de 150 kg par niveau. Ceux-ci sont conçus pour permettre une disposition des cartons en double face, c’est-à-dire avec une rangée de part et d’autre du support. L’accès s’en trouve facilité, faisant économiser un temps précieux aux salariés, impactant positivement leur productivité.
Les critères de choix des rayonnages d’archivage
Le choix d’une solution de stockage d’archives doit par conséquent être mûrement réfléchi.
- Les dimensions du local destiné à accueillir les rayonnages sont un critère essentiel, de même que le volume d’archives, qui détermine le poids nécessaire par niveau.
- Il est également indispensable de vérifier la planitude du sol afin d’assurer la stabilité du support de stockage. Les fournisseurs ont dans leur catalogue une large sélection de dispositifs, comme les profilés coulissants, parfaits pour gagner de la place, ou les rayonnages rotatifs directement incrustés dans une paroi pour une discrétion appréciable.
- Le type de classement envisagé doit également être pris en compte, en fonction de critères variés :
- par ordre alphanumérique,
- par année ou exercice comptable,
- par nom de client,
- par date de création et de clôture,
- etc.
Quel que soit le système retenu, il doit offrir aux collaborateurs un confort d’utilisation optimale tout en garantissant leur sécurité. Lorsque les cartons sont rangés en hauteur, le recours à des équipements spéciaux pour les poser et les récupérer est fortement recommandé.
