Même si la digitalisation a permis de faciliter la gestion documentaire au sein des entreprises et des organisations, certains documents continuent de requérir des versions papier. Leurs rangement, classement et archivage manuel nécessitent des moyens adaptés. Les rayonnages font partie des solutions à privilégier, d’autant plus qu’ils sont polyvalents.
1 – Étagères ou rayonnages ?
Les étagères et les rayonnages sont deux moyens qui permettent de désencombrer les locaux en accueillant les documents en nombre. La différence entre ces deux équipements réside essentiellement au niveau de l’aspect pratique et de l’esthétique.
Les deux solutions ont l’avantage d’offrir un accès facile à leur contenu. Quoi qu’il en soit, les rayonnages de bureau, en métal ou en PVC, sont généralement parfaitement modulables. En outre, ils offrent un accès par plusieurs côtés. Par conséquent, ils sont plus indiqués pour le stockage en masse dans les locaux de style open space et les salles d’archives.
Pour leur part, les étagères ont la particularité de s’intégrer dans le style de décoration des bureaux personnels.
Il existe malgré tout des modèles de rayonnages esthétiques conçus pour se fondre dans le paysage.
2 – Les rayonnages légers : la meilleure option
Les rayonnages légers constituent la meilleure option en tant que solution de stockage pour un bureau. Ils conviendront aussi bien au rangement des classeurs qu’à celui des cartons, des bacs d’archives ou encore des dossiers suspendus.
Il est cependant également possible d’y entreposer des stocks de rames de papier et autres matériel et consommables de bureau dans des cartons ou des boîtes.
Ces étagères métalliques présentent des avantages pratiques indéniables. Elles sont évolutives et peuvent être modifiées à volonté.
Vous pouvez ainsi les moduler en fonction de la configuration et de l’agencement des locaux, mais aussi selon l’espace disponible (surface au sol et/ou hauteur du plafond) pour un gain de place optimal.
À noter qu’il est possible de les compartimenter et de régler la hauteur et la largeur des compartiments ou encore de poser des parois latérales pour éviter la chute de leur contenu. Certains modèles peuvent accueillir des tiroirs.
Ce système de rangement pour documents et de stockage se monte et se démonte aisément et peut être muni de roulettes. Il est de ce fait facile à déplacer en cas de déménagement des bureaux ou de réaménagement des locaux.
3 – Les critères de sélection des rayonnages pour le bureau
La sélection des rayonnages pour les bureaux dépendra surtout des besoins. Les éléments à considérer incluent par exemple le volume de documents et des autres affaires que vous souhaitez y déposer, ainsi que leur mode de conditionnement (classeurs, cartons et/ou bacs, dossiers suspendus, etc.).
La place disponible (surface au sol, hauteur du plafond, etc.) entrera également en ligne de compte pour étudier les possibilités d’agencement de la pièce.
De même, le matériau dans lequel est fabriqué le rayonnage est important. Ce dernier doit être assez robuste pour supporter le poids de son contenu.
Outre les modèles en PVC, les rayonnages métalliques sont les meilleures options. Si les premiers sont privilégiés pour les charges légères, les racks en métal sont plus solides et sont déclinés en diverses finitions pour résister aux chocs, aux contraintes comme l’humidité, et être plus décoratifs.